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Quelles charges peut on se faire rembourser par notre société

5 Sep, 2017

Quelles charges peut on se faire rembourser par notre société

Rappel des règles, conseils et bonnes pratiques applicables à tous les dirigeants dont les TIH.

Frais de déplacements, notes d’hôtels ou de restaurants, frais kilométriques, loyers, coiffeur, amendes… Voici une synthèse de ce que vous, TIH entrepreneur en situation de handicap, pouvez (ou pas) vous faire rembourser par votre société.

Contrairement aux salariés qui peuvent engager des frais de toutes natures pour couvrir les dépenses en relation avec leurs missions professionnelles, les dirigeants de sociétés sont soumis à un régime beaucoup plus restrictif, générant des risques de requalification en rémunération (et donc avec charges sociales et impôts) voir même en détournement de bien social.

Les dépenses de restauration

Les repas d’affaires avec des clients ou des partenaires sont entièrement remboursables.
Au-delà de 6 100 euros par an, ces dépenses doivent faire l’objet d’une déclaration spécifique devant être jointe à la déclaration annuelle des résultats, le Relevé des Frais Généraux.

Pour les repas du dirigeant au quotidien, c’est plus complexe.
Dans les structures soumises à l’impôt sur les sociétés, les repas personnels pris sur le lieu de travail ou à proximité ne peuvent pas être pris en charge par la société.
Dans les structures non soumises à l’IS, ces frais de repas peuvent être passés en charge si la distance domicile-travail est importante (plus de 50Km), mais ce critère est variablement interprété lors d’un éventuel contrôle fiscal…

Loyers immobiliers

Le loyer de l’entreprise est évidemment une charge déductible, ainsi que les charges d’entretien afférentes.
Si l’entrepreneur utilise une pièce de son domicile pour exercer sa profession, il peut passer en charge une quote-part réaliste de son loyer et de certaines charges (électricité, internet, téléphone).

Frais d’habillement

Seuls les vêtements professionnels sont remboursables et déductibles du résultat : tenues de protection, robe d’avocat… Certaines activités permettent les achats d’art et de stylisme (communication, événementiel, activités artistiques) et donc des dépenses annexes mais attention aux dérapages, les contrôles sont serrés tant sur la TVA que l’IS.

Les cadeaux pour les clients et partenaires

Les cadeaux de fidélisation offerts aux clients, prospects, partenaires et apporteurs d’affaires sont remboursables.
Agendas, bouteilles de champagne et boites de chocolat offerts pour Noël sont des charges dans l’intérêt de l’entreprise. Attention, pour les cadeaux dépassant 65 euros, la TVA n’est pas récupérable. Normalement la règle s’applique par an et par bénéficiaire mais sans preuves détaillées les redressements sur ce point sont nombreux.

Les frais de déplacement

Les frais de déplacements professionnels du dirigeant sont des charges, mais pas les déplacements domicile/travail. Les dépenses peuvent être comptabilisées au réel (billes de transports, carburants, péages) ou suivant le barème kilométrique si vous utilisez votre véhicule personnel.
Tenez à jour un relevé mensuel avec les dates, destinations et distances. Et bien sur ni trains ni essence ni péages durant les week-end et les vacances.
Si ces frais de déplacement dépassent 15 000 euros/an, ils doivent eux aussi faire l’objet d’un Relevé de Frais Généraux distinct.

Formations

Les formations dispensées par un organisme agréé sont remboursables et déductibles du résultat imposable.

De façon générale :
Tous les frais engagés par un dirigeant en situation de handicap doivent faire l’objet d’une facture saisie comptablement et être justifiés en détail. Notez bien sur tous vos justificatifs le nom de vos invités et le dossier en cours.
Si vous avancer souvent des frais, vous pouvez vous accorder une avance, pensez bien à faire une régulation annuelle.
Surtout pas de remboursements forfaitaires, cette vieille pratique des enveloppes mensuelles est désormais interdite et sera systématiquement requalifiée en rémunération.

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